Van tijdrovende Excel-bestandjes naar een geautomatiseerd en overzichtelijk systeem

Uitdaging

Arveco heeft veel verschillende bedrijven die trainingen bij hen volgen. Elk bedrijf volgt verschillende trainingen op een ander moment en met verschillende vernieuwingscycli. Je kunt je voorstellen dat het handmatig bijhouden van al deze trainingen en hun vervaldatums in Excel een tijdrovende klus is én dat het ook nog eens kan leiden tot fouten en verwarring. 

Want als trainingen niet op tijd worden vernieuwd, voldoen klanten mogelijk niet aan wettelijke voorschriften of branchevereisten. Hierdoor ervaarde Arveco de druk en chaos van een tijdrovend, foutgevoelig en een inefficiënt proces.

Oplossing

Modus heeft een geautomatiseerd systeem gecreëerd waarmee Arveco processen stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. De functionaliteiten van het portaal zijn onder andere:

• Een dashboard met reminders voor bedrijven die binnenkort een training of cursus moeten volgen of een keuring moeten doen. Om de urgentie van trainingen, cursussen of keuringen aan te geven, maakt het systeem gebruik van kleurcodes (rood, oranje, groen).
• Een overzicht van de planning met alle trainingen, cursussen en keuringen die komen gaan. 
• Duidelijke vermelding van welke trainingen, cursussen of keuringen moeten worden gevolgd en wanneer reminders moeten worden verstuurd (reminder 1 en reminder 2).
• De mogelijkheid om vanuit het dashboard met één druk op de knop reminders naar klanten te versturen.

Voor het project, dat exclusief voor Arveco en hun klanten is bedoeld, hebben we ons uitsluitend gericht op gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit. De nadruk lag op UX (User Experience) in plaats van design, om een snelle oplevering mogelijk te maken. We hebben bewust gekozen voor 'think big, start small' om het project snel op te leveren en om later eventueel op te schalen.

Resultaat

Het geautomatiseerde portaal heeft Arveco geholpen bij het vereenvoudigen van hun training- en cursusbeheer. Voorheen was het bedrijf druk met tijdrovende taken in Excel. Tegenwoordig worden deze processen efficiënter afgehandeld door het portaal. 

Een van de belangrijkste voordelen van het geautomatiseerde portaal is de nauwkeurige opvolging van alle trainingen of inspecties die komen gaan. Dit resulteert in een soepeler verloop van het gehele systeem, waardoor en tijd en geld worden bespaard.

Bovendien heeft het geautomatiseerde portaal een positieve invloed op de klanttevredenheid. Klanten ontvangen tijdig één of meerdere herinneringen om aan de voorschriften te voldoen.